Cómo comprimir un PDF sin perder calidad (y cuándo no conviene)

Llega el momento de enviar el PDF de una solicitud, un contrato o un trámite y el correo o el portal te responde que el archivo es demasiado grande. Antes de arrastrarlo a la primera web de "comprimir PDF" que aparezca, conviene entender por qué pesa tanto, porque la solución correcta cambia según el caso.

Primero, averigua por qué pesa tanto

Un PDF de puro texto casi nunca es grande: uno de 50 páginas suele quedarse por debajo de 1 MB. Cuando un PDF pesa decenas de megas, la causa casi siempre es una de estas:

• Es un escaneo. Cada página es una foto. Una hoja escaneada a 300 ppp en color puede ocupar más de 1 MB por sí sola, así que 20 páginas pasan fácilmente de los 20 MB.
• Tiene fotos pegadas en alta resolución. Es el caso típico de un documento de Word con imágenes del celular, que pueden superar los 4 MB cada una.
• Trae gráficos, capas o fuentes incrustadas de un programa de diseño.

Para saber cuál es el tuyo, abre el PDF e intenta seleccionar una frase. Si puedes, hay texto real y el peso viene de las imágenes. Si no puedes, es un escaneo y todo el archivo es imagen.

Método 1: reduce las imágenes antes de exportar

Si el PDF sale de Word o PowerPoint, es la opción que mejor resultado da, porque el texto no se toca:

• En Word, haz clic en una imagen, entra en Formato de imagen → Comprimir imágenes y elige 150 ppp (calidad web). Marca la opción de aplicar a todas las imágenes del documento.
• Al guardar como PDF, abre Opciones o Más opciones y elige Optimizar para: Tamaño mínimo (publicación en línea).
• En PowerPoint el camino es parecido: Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS y elegir tamaño mínimo.

Si tus fotos vienen del celular, también puedes reducirlas antes de insertarlas con el compresor de imágenes. Una foto de 4 MB reducida a 300 KB se ve igual en un documento.

Método 2: si es un escaneo, vuelve a escanear mejor

Muchas apps de escaneo guardan por defecto la máxima calidad. Para documentos con texto, 150 a 200 ppp son más que suficientes, y en blanco y negro o escala de grises el archivo pesa una fracción del que sale a color. Solo necesitas color si hay sellos, firmas o fotos que importan.

Método 3: usar un compresor

Cuando ya tienes el PDF y no puedes regenerarlo, un compresor es lo más rápido. El compresor de PDF de MyTools tiene dos modos y conviene saber cuándo usar cada uno:

• Conservar texto (el predeterminado). Recomprime las fotos y los escaneos incrustados, les baja la resolución máxima (a 3000, 2000 o 1400 píxeles de lado según el nivel que elijas) y comprime los datos internos que venían sin comprimir. El texto, las fuentes, los enlaces y los marcadores no se tocan, así que el PDF sigue siendo seleccionable y buscable.
• Convertir páginas a imagen. Comprime más, porque convierte cada página en una imagen y la recomprime, pero a cambio el texto deja de ser seleccionable y buscable. Úsalo solo para escaneos que se van a imprimir o leer, o cuando un portal tenga un límite muy estricto.

El ahorro depende de qué pese en tu archivo: con escaneos o documentos llenos de fotos suele ser grande, y con un PDF de solo texto es pequeño, porque no hay mucho que reducir. Si no consigue reducirlo, la herramienta te lo avisa en lugar de devolverte un archivo igual. Nuestra recomendación: empieza por el nivel equilibrado en modo "Conservar texto" y revisa que las imágenes se vean bien; si necesitas más, sube a máxima, y solo después prueba el modo imagen. Dos avisos: un PDF con firma digital dejará de verificarse (cualquier cambio la invalida), y uno protegido con contraseña hay que desbloquearlo antes.

Método 4: manda solo las páginas que hacen falta

A veces el PDF no es demasiado pesado, sino demasiado largo para lo que te piden. Si solo necesitas tres páginas de un documento de cien, usa extraer páginas o eliminar páginas. Y si te piden varios documentos pero solo admiten un archivo, unirlos en un solo PDF antes de comprimir suele dar mejor resultado que comprimir cada uno por separado. Para repartir un PDF enorme en varios envíos tienes dividir PDF.

Lo que no funciona (aunque lo veas recomendado)

• Quitar los metadatos. Mejora la privacidad, pero ahorra unos pocos kilobytes.
• Comprimirlo en un ZIP. Los PDF ya vienen comprimidos por dentro, así que el ZIP casi no los reduce.
• Comprimir varias veces. Cada pasada con pérdida degrada la imagen y el archivo ya no baja más.

Cuidado con los datos personales

Un PDF con un DNI, un estado de cuenta o un contrato no debería viajar a un servidor desconocido solo para quitarle peso. Muchos compresores en línea lo suben, lo procesan y lo guardan un tiempo. Las herramientas de MyTools que marcan "Local" procesan el archivo dentro de tu navegador. Puedes comprobarlo tú mismo: carga la página, desconecta el wifi y verás que la herramienta sigue funcionando.

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